Unterweisungsnachweis
Dokumentieren Sie die ordnungsgemäße Durchführung einer Unterweisung.
Unterweisungsarchiv in der Praxis
Bestimmte Arbeitsschutzthemen müssen protokolliert werden, wen Sie zu welchem Thema geschult, unterwiesen oder eingewiesen haben. Mit einem Unterweisungsnachweis sollten Sie sich jede Unterweisung von Ihren Mitarbeitenden per Unterschrift bestätigen lassen
Die Dokumentation sollte zwei Jahre aufbewahrt werden, um gegebenenfalls einen Nachweis über die Unterweisung erbringen zu können (Pflichterfüllung) und um selbst eine Übersicht der durchgeführten Unterweisungsinhalte und der Teilnehmer zu haben.
Ein Unterweisungsnachweis ist ein Dokument, das den Nachweis darüber erbringt, dass eine Unterweisung oder Schulung zu einem bestimmten Thema durchgeführt wurde. In vielen Arbeitsbereichen ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter regelmäßig über Sicherheitsbestimmungen, Arbeitsschutzmaßnahmen oder andere relevante Themen unterweisen müssen. Der Unterweisungsnachweis dient als schriftlicher Beleg dafür, dass diese Unterweisungen stattgefunden haben.
Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
Die Dokumentation von Mitarbeiterunterweisungen ist ein wichtiger Aspekt im Bereich des Arbeitsschutzes und der Einhaltung von Vorschriften. Indem Sie die Unterweisungen dokumentieren, stellen Sie sicher, dass Sie rechtliche Anforderungen erfüllen, die Effektivität der Schulungen überwachen und im Falle von Unfällen oder rechtlichen Streitigkeiten einen Nachweis über die durchgeführten Schulungen haben.
Vorgehensweise
Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Dokumentation von Mitarbeiterunterweisungen beachten sollten.
- Teilnehmerliste: Erstellen Sie eine Liste mit den Namen der teilnehmenden Mitarbeiter. Diese Liste sollte Angaben wie Name, Datum der Schulung, Unterschrift des Mitarbeiters und gegebenenfalls zusätzliche Informationen enthalten.
- Schulungsinhalte: Halten Sie die spezifischen Inhalte der Unterweisung fest. Dies kann eine Zusammenfassung der behandelten Themen, Sicherheitsverfahren oder Arbeitsanweisungen umfassen.
- Schulungsdatum und -dauer: Notieren Sie das Datum, an dem die Unterweisung stattgefunden hat, sowie die Dauer der Schulung. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter regelmäßig geschult werden und die erforderliche Schulungszeit erreicht wird.
- Unterschriften: Lassen Sie die teilnehmenden Mitarbeiter nach Abschluss der Schulung unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie die Schulung besucht haben und die behandelten Inhalte verstanden haben. Sie können auch die Unterschrift des Schulungsleiters oder Trainers hinzufügen.
- Aufbewahrung: Bewahren Sie die Dokumentation sicher auf. Dies kann in physischer Form in einem Aktenordner oder elektronisch in einem sicheren Dateisystem erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente leicht zugänglich sind und vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind.
- Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Unterweisungsdokumentation regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand geschult sind und eventuelle Schulungsbedarfe erkannt werden können.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen an die Dokumentation von Mitarbeiterunterweisungen je nach Land, Branche und spezifischen Vorschriften variieren können. Stellen Sie sicher, dass Sie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien Ihrer Organisation berücksichtigen.
Vorteile
- Schnell - Text muss noch erstellt werden
Nachteile
- Die Verwaltung und Aufbewahrung der Unterweisungsdokumentation kann eine Herausforderung sein, insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
- Es müssen geeignete Systeme und Prozesse eingerichtet werden, um die Dokumente zu organisieren, zu speichern und bei Bedarf darauf zugreifen zu können.
- Zeitaufwand: Die Dokumentation von Mitarbeiterunterweisungen erfordert Zeit und Ressourcen. Es müssen Schulungspläne erstellt, Unterlagen vorbereitet und die tatsächlichen Schulungen dokumentiert werden.
- Dies kann zusätzliche Belastungen für das Personal und die beteiligten Abteilungen bedeuten.
Unterweisungsarchiv in UMO
Im Unterweisungsarchiv dokumentiert UMO die ordnungsgemäße Durchführung einer Unterweisung. Um die Voraussetzung für die ordnungsgemäße Durchführung einer Schulung zu erfüllen, muss der Benutzer am Ende der Unterweisung einen Wissenstest absolvieren.
Dies dient zum einen der rechtlichen Vorgabe und zum anderen zur Sicherung und Dokumentation einer Unterweisung. Jede Führungskraft erhält somit einen Überblick über die Vorgaben der Lernziele ihrer Mitarbeiter.
Nachverfolgbarkeit
In ein Unterweisungsarchiv werden alle durchgeführten Schulungen und Unterweisungen dokumentiert. Dies ermöglicht eine einfache Nachverfolgung der Schulungshistorie für jeden Mitarbeiter. Man kann leicht überprüfen, welche Themen behandelt wurden, wann die Schulungen stattfanden und wer daran teilgenommen hat.
Vorteile
- Nachweis, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen absolviert haben. Diese Maßnahme schützt das Unternehmen vor möglichen Haftungsansprüchen
- Der Schulungsstatus ihrer Mitarbeiter kann nachverfolgt und überwacht werden
- Transparenz und erleichterung bei der Planung zukünftiger Schulungen oder Auffrischungskurse
- Durch die systematische Aufzeichnung von Schulungen und Unterweisungen können Unternehmen den Fortschritt und die Wirksamkeit ihrer Unterweisungen bewerten
- Ein Unterweisungsarchiv ermöglicht eine bessere Planung von Schulungen und Unterweisungen
Nachteile
- Unterweisungen müssen online durchgeführt werden
UMO von d-simple
Eine cloudbasierte Lernplattform, die speziell für die Unterweisungen von Mitarbeitern in Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine breite Palette von Funktionen und Tools, die Unternehmen bei der Durchführung von Sicherheitsunterweisungen unterstützen können. Hier sind einige Möglichkeiten, wie wir dabei helfen können:
Vorlagen
Bibliothek mit Vorlagen, mit dessen Unterweisungen schneller erstellt und bereitgestellt werden können.
Gestaltung
Der UMO-Designer ermöglicht es, interaktive Module zu erstellen, indem sie einfach Texte, Bilder, Videos und andere Elemente hinzufügen und anpassen.
Verwaltung
Ermöglicht die Planung, Organisation und Verwaltung von Unterweisungen für beliebig viele Mitarbeiter.
Terminkontrolle
Bietet Tools zur Überwachung und Verfolgung des Fortschritts
Zugänglichkeit
Jederzeit und überall aufrufbar welches den Mitarbeitern ein flexibles und zeitlich unabhängiges Lernen ermöglicht.
Archiv
Nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass sie über eine Aufzeichnung aller durchgeführten Unterweisungen verfügen und bei Bedarf auf diese zugreifen können.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie UMO Ihnen helfen kann, Unterweisungen in Ihrem Unternehmen effektiver und effizienter zu gestalten, besuchen Sie bitte unsere Produktseite.
Zum Erstellen einer Unterweisungen, haben wir für Sie einen Leitfaden zusammengestellt.
Weitere Highlights und viel Wissenswertes finden Sie in unserer ausführlichen Produktbeschreibung.
In unserem FAQ-Bereich erhalten Sie weitere Antworten auf Ihre Fragen. Oder stellen Sie Ihre Frage einfach über das Kontaktformular direkt an d-simple.